Як побачити, хто переглядав ваш документ Google

Документи Google — чудовий інструмент для співпраці, оскільки він дозволяє кільком людям одночасно редагувати та працювати над одним документом, не втрачаючи при цьому, хто що робить.

Якщо ви або ваша організація використовуєте Документи Google, знати, хто з команди який документ і коли переглядав, може бути корисною інформацією. Починаючи від того, щоб усі ознайомилися з проектом, положеннями та умовами, вашим останнім поданням, політикою та процедурами чи іншим важливим документом, важливо мати можливість бачити, хто, що і коли зробив.

Донедавна ви не могли бачити, хто переглядав ваші Документи Google. Ви могли бачити, хто це редагував, але не можна було бачити, хто це просто читав. Якщо вони не зберегли, не редагували чи не залишили коментар, ви не мали уявлення, чи конкретна особа взагалі читала останню версію документа.

Крім того, оскільки ви можете поділитися Документами Google з дозволами лише для читання, ви можете поділитися документом з деякими людьми з наміром, щоб вони переглядали документ, але не вносили жодних змін.

Поточні версії Документів Google дозволяють налаштувати параметри, щоб ви могли бачити, хто переглядав ваші Документи Google. Давайте подивимося, як це можна зробити самостійно.

Монітор активності G Suite

G Suite зазвичай використовується організаціями, у яких спільна робота є важливою. Якщо ви використовуєте G Suite для регулярної співпраці з іншими, ви можете використовувати Монітор активності, щоб переглянути історію переглядів будь-якого файлу Документів Google.

Для цього виконайте наведені нижче дії.

  1. Відкрийте файл Google Sheet

  2. Натисніть на висхідний тренд значок стрілки у верхньому правому куті або перейдіть до Інструменти спадне меню

  3. Відкрийте Панель активності

  4. Натисніть на Усі глядачі для вкладки вашої організації

Цей процес дозволить вам відстежувати перегляди в документі, включаючи дату та час останнього перегляду для кожного користувача.

Якщо ви не бачите параметр Activity Monitor у своєму Документі Google, це, ймовірно, означає, що ви ввійшли у безкоштовну версію Документів Google або особистий обліковий запис, а не у версію G Suite.

Тенденції переглядів і коментарів

Окрім того, щоб бачити, хто переглядав ваші Документи Google, Монітор активності також дає змогу бачити тенденції щодо того, коли люди переглядали або коментували ваш документ.

Тенденція глядачів: Показує стовпчасту діаграму кількості унікальних глядачів за будь-який вибраний проміжок часу від 7 днів до всього часу.

Коментарі Тренд: Показує стовпчасті діаграми тенденції коментарів за будь-який проміжок часу від 7 днів до всього часу.

Вимкніть перегляд історії в Документах Google

Якщо з будь-якої причини ви хочете вимкнути історію переглядів документа, ви також можете зробити це, виконавши ці швидкі кроки:

  1. Відкрийте таблицю Google

  2. Натисніть на висхідний тренд стрілка у верхньому правому куті вашого документа або перейдіть до Інструменти зі спадного меню

  3. Відкрийте Панель активності

  4. Виберіть Параметри конфіденційності

  5. У розділі Налаштування документа перемикайтеся Показати мою історію переглядів цього документа вимкнути

Ця опція також доступна в персональній або безкоштовній версії Документів Google. Якщо ви працюєте над документом, але не хочете, щоб ваші співавтори знали, доки ви не будете готові поділитися своїми останніми редакціями, ви можете вимкнути історію переглядів.

Почніть з того, що відкрийте Google Таблиці та натисніть на Налаштування.

Меню налаштувань дозволяє вимкнути історію переглядів за допомогою налаштувань «Панель активності». Після того, як ви переключили це в положення «вимкнено», натисніть «ОК», щоб зберегти зміни.

Як дізнатися, хто вніс зміни до вашого документа Google

Контроль версій дуже важливий, особливо якщо ви працюєте в регульованій галузі. Контроль версій – це те, що Google Docs робив добре протягом певного часу. Документи показують, хто редагував документ, зберіг його або надав до нього доступ. Насправді це працює не тільки з G Suite, але й з особистими Документами Google.

Якщо ви зацікавлені в контролі версій або хочете переконатися, що ніхто не вносив змін, які вони не мають, без блокування файлу, ви можете дізнатися, виконавши ці кроки:

  1. Відкрийте таблицю Google, яку потрібно відстежувати

  2. Виберіть Файл і Історія версій

  3. Виберіть Перегляньте історію версій

Праворуч на екрані має з’явитися вікно, в якому буде показано кожне збереження та редагування відповідного документа. Залежно від того, як у вас налаштовано G Suite або Google Docs, ви також можете переглянути ці дані, вибравши посилання «Останнє редагування…» у верхній частині документа. Це приведе вас точно в те саме місце.

У цьому вікні ви також повинні мати можливість переглянути попередню версію документа до внесення змін.

Це важливо для контролю версій, оскільки у вас є контрольний журнал того, які зміни були внесені, коли вони були внесені та ким. Це також корисно, якщо ви внесли якісь зміни, спали на ньому, передумали і хочете їх відкотити.

Як дізнатися, хто поділився вашим документом Google

Ви також можете побачити, хто і коли поділився вашим документом Google. Ви також можете переглянути налаштування спільного доступу, щоб краще контролювати доступ до свого документа.

  1. Йти до drive.google.com
  2. Натисніть на MyDrive ліворуч

  3. Натисніть на маленький я кнопку у верхньому правому куті

  4. Натисніть Діяльність

  5. Клацніть кожен файл чи папку окремо або перегляньте смугу прокрутки праворуч від екрана. Це покаже вам, хто поділився вашим документом.

Ви також можете перевірити в документі, вибравши Поділитися. У спливаючому вікні з’являться імена осіб. Якщо є кілька людей, виберіть ім’я, і з’явиться список усіх імен.

Останні думки

Якщо у вас немає доступу до облікового запису G Suite, ви можете визначити, хто переглядав, ділився та редагував ваші документи; однак все ще є способи отримати основну інформацію.

Дотримуючись інструкцій, наведених у цьому посібнику, ви можете швидко й легко побачити, хто переглядав, редагував чи змінював ваш документ Google Документів будь-яким чином.

Останні повідомлення

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found