Якщо ви регулярно надсилаєте й отримуєте електронні листи, але плануєте незабаром піти у відпустку, то налаштування автоматичних відповідей стане для вас порятунком. Автоматичні відповіді – це створені машиною тексти, які активуються, коли ви отримуєте електронний лист, але ви не в офісі, щоб відповісти на нього. Таким чином відправник буде знати, що ви не в офісі у відпустці, і врятує вашу папку «Вхідні» від подальшої бомбардування електронною поштою.
Якщо ви шукаєте простий спосіб налаштувати відповіді «поза офісом» у Outlook, то цей посібник для вас. У статті нижче розповідається про налаштування відповідей «поза офісом» у Outlook на різних платформах.
Як налаштувати поза офісом у Outlook на ПК
Якщо ви використовуєте веб-версію Outlook на ПК для надсилання та отримання електронних листів, то налаштувати відповідь «поза офісом» можна швидко за кілька кроків. Все, що вам потрібно зробити, це:
- Увійдіть у свій обліковий запис Outlook у своєму браузері.
- Натисніть на «Значок шестерні» у верхньому правому куті.
- Натисніть «Переглянути всі налаштування Outlook».
- Виберіть вкладку «Пошта».
- Увімкніть опцію «Автоматичні відповіді ввімкнено».
- Введіть свій «
з офісу” відповідь у текстовому полі.
- Натисніть «Зберегти», і вікно закриється.
На кроці 5 під «Автоматичні відповіді ввімкнено» ви знайдете інший варіант під назвою «Надсилати відповіді лише протягом певного періоду часу». Цей варіант ідеально підходить, якщо ви хочете надсилати відповіді «поза офісом» лише протягом обмеженого часу, наприклад, на початку та в кінці вашої відпустки.
Увімкнення цієї опції також позбавить вас від додаткового кроку повернення до Outlook, коли ви хочете вимкнути автоматичні відповіді.
Як налаштувати поза офісом у Outlook у додатку для iPhone
Outlook має фантастичну мобільну версію, доступну в App Store. Якщо ви керуєте своїми електронними листами зі зручності свого iPhone, то налаштувати відповіді «Поза офісом» досить просто.
Нижче наведено кроки, щоб почати:
- Запустіть програму «Outlook» на своєму iPhone.
- Натисніть «Додому».
- Натисніть значок «Налаштування».
- Виберіть свій обліковий запис Outlook.
- Торкніться опції «Автоматичні відповіді».
- Натисніть перемикач «Автоматичні відповіді», щоб увімкнути відповіді «поза офісом».
- Введіть "
з офісу” у текстовому полі під перемикачем «Автоматичні відповіді».
Повернувшись у свій офіс, просто поверніться до свого облікового запису Outlook у програмі Outlook і виконайте ті самі дії до кроку 6. Торкніться перемикача «Автоматичні відповіді», щоб вимкнути відповіді «поза офісом».
Як налаштувати поза офісом у Outlook на Android
Працювати з додатком Android Outlook – це чудовий досвід, але ввімкнути ваші відповіді «поза офісом» перед тим, як відправитися у відпустку, ще простіше. Перш ніж виїхати з міста, увімкніть відповіді «поза офісом», виконавши такі дії:
- Запуск програми «Outlook» на вашому Android.
- Виберіть «Додому» у верхньому лівому куті; це три горизонтальні лінії.
- Введіть «Налаштування».
- Виберіть обліковий запис, щоб налаштувати відповіді «поза офісом».
- Натисніть «Автоматичні відповіді» під заголовком облікового запису, щоб відкрити нове вікно.
- Введіть "
з офісу” текст, який ви бажаєте використати в полі «Відповісти всім, хто має».
- Виберіть значок «Перевірити» у верхньому правому куті вікна.
Тепер вам не потрібно буде турбуватися про те, щоб ваші клієнти не були в курсі.
Як налаштувати поза офісом у Outlook на iPad
Використання Outlook на iPad дозволяє працювати та керувати своїми електронними листами на одному пристрої. Як бонус, якщо ви плануєте піти у відпустку з офісу, вам не потрібно спеціально їхати на роботу. Ви можете налаштувати відповіді Outlook «поза офісом» безпосередньо зі свого iPad за кілька кроків.
Вам потрібно буде почати з:
- Запустіть програму «Outlook» на своєму iPad.
- Торкніться значка «Додому», видимого у верхньому лівому куті.
- Виберіть значок «Налаштування».
- Торкніться свого облікового запису Outlook.
- Виберіть опцію «Автоматичні відповіді».
- Виберіть перемикач «Автоматичні відповіді», щоб увімкнути відповіді «поза офісом».
- Введіть свій «
з офісу” у текстовому полі під перемикачем «Автоматичні відповіді».
Тепер ваш Outlook автоматично відповідатиме на листи, отримані на вашому iPad.
Облікові записи Exchange працюють дещо інакше, ніж звичайні облікові записи Gmail і Yahoo. Якщо у вас є обліковий запис Exchange у Outlook, ви можете ввімкнути відповіді «поза офісом», виконавши такі дії:
- Запустіть програму «Налаштування» на своєму iPad.
- Виберіть «Облікові записи та паролі».
- Виберіть обліковий запис електронної пошти, щоб увімкнути відповіді поза офісом.
- Прокрутіть вниз і виберіть «Автоматична відповідь», увімкнувши її.
- Виберіть «Дата завершення», щоб указати, коли припиняти відповіді «не в офісі».
- Введіть потрібний «
з офісу” відповідь у повідомленні «Відсутній». - Виберіть кнопку «Зберегти».
- Вийдіть із програми «Налаштування».
Обліковий запис Exchange у вашому Outlook надсилатиме відповіді «поза офісом», як і будь-який інший обліковий запис електронної пошти.
Додаткові поширені запитання
Як мені вимкнути його, коли я повернуся в офіс?
Якщо ви хочете вимкнути автоматичні відповіді «поза офісом» у Outlook, ви можете легко зробити це, виконавши наведені нижче дії.
1. Увійдіть у свій обліковий запис Outlook у браузері.
2. Натисніть «Значок шестерні» у верхньому правому куті.
3. Натисніть «Переглянути всі налаштування Outlook».
4. Виберіть вкладку «Пошта».
5. Вимкніть перемикач «Автоматичні відповіді».
Чи підтримує Outlook відповіді «Поза офісом» для Gmail?
Outlook підтримує відповіді «поза офісом» для Gmail, а також для Yahoo. Налаштування відповідей «поза офісом» є відносно простим для облікових записів Gmail і Yahoo в Outlook. Облікові записи Microsoft Exchange працюють аналогічно, з невеликою різницею для налаштування відповідей «поза офісом».
Тримайте своїх клієнтів в курсі
Кожен час від часу заслуговує на перерву, але найкраще налаштувати відповіді «поза офісом» у своєму обліковому записі Outlook, перш ніж піти з офісу. Це може стати порятунком, оскільки дає клієнтам знати, що ви не можете негайно відповісти. Вони також можуть знати, коли очікувати відповіді, якщо ви вказали таку інформацію у своїй відповіді «поза офісом», що значно спростить спілкування, а життя — набагато простіше.
Як часто ви встановлюєте відповіді про відсутність офісу в Outlook? Ви вручну вимикаєте автоматичні відповіді? Розкажіть нам у розділі коментарів нижче.
