Як перемістити документи в SharePoint

Керування документами є однією з найважливіших речей у SharePoint. У бізнесі документи часто еволюціонують. Вони можуть початися в OneDrive для бізнесу і закінчитися на сайті команди організації. Документи часто змінюють розташування, тому знання тонкощів переміщення документів у SharePoint дуже важливо.

Як перемістити документи в SharePoint

Кілька способів зробити це

Кожен, хто працював у SharePoint, знає, що існує багато способів виконати конкретне завдання. Переїзд документів не є винятком. Чи ви скористаєтеся Провідником файлів або інструментом міграції, залежить від ряду факторів, таких як кількість переміщених документів, важливість збереження історії версій, метадані тощо.

1. Провідник файлів

Щоб перемістити документ за допомогою File Explorer, відкрийте бібліотеки цільових і вихідних документів (не має значення, чи це один сайт). Виберіть Провідник файлів у спадному меню. Це відкриває перегляд дослідника для кожної з бібліотек. Використовуйте перетягування, щоб переміщувати елементи між двома переглядами провідника.

Ви можете переміщувати як папки, так і файли, а також зберігати типи вмісту, якщо і вихідне, і цільове розташування мають визначені типи вмісту. Цей метод також зберігає користувацькі метадані, якщо і вихідне, і цільове розташування визначено за допомогою тих самих метаданих.

Однак процес виконується вручну, і це більше копія, ніж переміщення, що означає, що вам доведеться видалити вихідні елементи після переміщення. Він не зберігає історію версій або властивості, створені, створені, змінені та змінені.

2. Перемістити до/Копіювати до

Хоча корисний і простий, Перейти до і Копіювати до команди доступні лише в SharePoint Online. Цей параметр дозволяє переміщувати документи з OneDrive для бізнесу або SharePoint до місця призначення в SharePoint або OneDrive. Виберіть файл і натисніть одну з двох команд. The Перейти до Опція перемістить ваш документ із метаданими та захистом історії версій в іншу папку в тій самій бібліотеці, в іншу бібліотеку або на інший сайт.

Цей метод ідеально підходить для кінцевих користувачів, оскільки він простий і зрозумілий. Він дозволяє копіювати та переміщувати як файли, так і папки. Найкраще те, що він зберігає типи вмісту, історію версій користувацьких метаданих, і створені, створені, змінені та змінені властивостями. The Копія to command, однак, зберігає лише останню версію – основним недоліком, очевидно, є той факт, що цей метод є ексклюзивним для SharePoint Online.

3. Керуйте вмістом і структурою

Якщо ви увімкнете функцію інфраструктури публікації SharePoint Server, ви зможете побачити посилання Керувати вмістом і структурою, коли ви перейдете до Адміністрація сайту. За допомогою цієї функції ви можете переміщувати/копіювати документи. Це один з найкращих хаків, який допоможе вам переміщати кілька документів одночасно, зберігаючи історію версій, створених, створених, змінених і змінених властивостями. За допомогою цього методу також зберігаються тип вмісту та метадані.

Однак вам доведеться ввімкнути функцію публікації. Навіть тоді ви не зможете перемістити кілька папок. Можливо, найбільшим недоліком цього методу є те, що для його використання потрібно бути власником сайту. О, і це працює лише на одному сайті.

4. Організатор контенту

Просто активуйте функцію Content Organizer, а потім виберіть правила маршрутизації, які ви хочете використовувати, і помістіть документ, який ви хочете перемістити, у бібліотеку для вилучення. Цей метод також дозволяє переміщувати документи на будь-який інший сайт. Налаштування займає деякий час, але зробити це потрібно лише один раз. Він також зберігає типи вмісту та користувацькі метадані.

Хоча він не зберігає історію версій і вимагає адміністратора, він має корисну функцію, яка дозволяє вам перенаправляти ваш документ до папки.

Організатор контенту

5. Інструмент міграції SharePoint

Microsoft знає, що переміщення документів у SharePoint може бути дещо складним. Ось чому компанія розробила безкоштовний інструмент міграції SharePoint. Цей інструмент обробляє все, від невеликих до великомасштабних міграцій, які можуть включати файли, папки і навіть списки з вашого сайту SharePoint. Елементи переміщуються в OneDrive або SharePoint.

Найочевиднішою перевагою цього методу є здатність інструмента обробляти великі міграції. Він також дуже настроюється і зберігає історію версій. Однак він несумісний з версіями SharePoint до 2013 року. Натомість, деякі сторонні продукти міграції значно краще налаштовуються.

6. Продукти сторонніх розробників

Більшість якісних продуктів сторонніх розробників міграції документів не є безкоштовними, але вони, як правило, працюють фантастично, особливо для великомасштабних міграцій. Вони, як правило, масштабовані і легко настроюються. Більшість із цих продуктів здатні зберігати все, включаючи типи вмісту, метадані, усі властивості та історію версій.

З іншого боку, цей метод коштує грошей. Якщо ви зважите на той факт, що ви платите за інструмент, який допоможе вам переміщувати документи, ви почнете дивуватися, чому SharePoint ще не має зручної опції. Ще одним недоліком є ​​те, що сторонні продукти вимагають адміністратора для їх налаштування та запуску.

7. Індивідуальне рішення

Нарешті, ви можете кодувати своє власне рішення за допомогою різноманітних методів, таких як REST API. Кінцевому користувачеві не потрібно нічого направляти, ви можете налаштувати скільки завгодно, і ви можете переконатися, що все збережено в документах. З іншого боку, ви повинні вміти кодувати та витрачати деякий час на написання та підтримку коду, що може бути особливо складним під час оновлення продукту.

Індивідуальне рішення

Виберіть свій метод

Існує ще більше методів для переміщення документів у SharePoint, але вони повинні покривати більшість ваших потреб. Спочатку подумайте, що вам потрібно, і незабаром ви точно дізнаєтеся, який метод використовувати для кожного.

Якому з цих методів ви віддаєте перевагу? Ви використовували більше одного? Обговоріть.

Останні повідомлення