11 найкращих порад щодо підвищення продуктивності за допомогою Outlook

Зображення 1 з 6

11 найкращих порад щодо підвищення продуктивності за допомогою Outlook18 порад щодо Outlook
18 порад щодо Outlook
18 порад щодо Outlook
18 порад щодо Outlook
18 порад щодо Outlook
18 порад щодо Outlook
Дивіться пов’язані Як прискорити свій ноутбук Windows: 9 способів підвищити продуктивність ПК 10 Проблеми Windows 10 і як їх вирішити Так, ми Канбан: використання технічного мислення для організації ваших дітей

Мільйони людей використовують Microsoft Outlook для керування електронною поштою та календарем як на роботі, так і вдома. Це свідчить про його корисність, але правда в тому, що мало хто знає, як максимально використовувати його функції.

Вивчення кількох простих прийомів може заощадити ваш час, допомогти вам працювати ефективніше і навіть синхронізувати домашнє та робоче життя. Ці поради стосуються Outlook 2013, 2016, 2019 і Microsoft 365, але багато з них стосуються і старіших версій Outlook.

Порада № 1. Виключіть повторюваний ввод за допомогою швидких частин

Якщо вам потрібно регулярно вводити стандартний блок тексту, ви можете зберегти його як «Швидка частина» для легкого вставлення у ваші електронні листи.

  1. Виділіть текст у вікні композитора.

  2. Натисніть кнопку «Вставити» вкладку, щоб розгорнути меню стрічки.

  3. Виберіть «Швидкі запчастини» і вибрати Зберегти вибір у галереї швидких деталей».

  4. Натисніть "В ПОРЯДКУ" у спливаючому вікні, щоб зберегти нову фразу швидкої частини.

У майбутньому, коли ви почнете вводити той самий блок тексту, ви побачите, що він з’явиться як пропозиція. Вдарити "повернення" щоб вставити текст повністю. Ви також можете вибрати свою фразу за допомогою миші за допомогою «Швидкі запчастини» спадне меню. Клацніть правою кнопкою миші, щоб переглянути параметри розміщення, або відредагуйте та керуйте швидкими частинами та іншими «будівельними блоками».

Порада №2: Напишіть повідомлення, щоб доставити його в майбутньому

Якщо у вас є новини або повідомлення, якими ви не хочете ділитися негайно, Outlook дозволяє відкласти доставку до певного часу.

  1. Напишіть свою електронну пошту та додайте одержувача. Підготуйте все до відправки, як зазвичай.

  2. Натисніть вкладку «Параметри». Під ним з’явиться спливаюче меню.

  3. Натисніть на «Затримка доставки» або виберіть маленьку стрілку в «Надіслати» залежно від версії Outlook та ОС.

  4. У спливаючому вікні виберіть дату та час, коли ви хочете, щоб одержувач отримав електронний лист, а потім натисніть «Закрити» або «Надіслати» залежно від версії Outlook та ОС.

  5. Натисніть «Надіслати» коли закінчено.

  6. Якщо ви використовуєте сервер Exchange, тепер ви можете закрити Outlook. Якщо ви використовуєте POP або IMAP, вам доведеться залишити програму відкритою, доки не пройде вказаний час надсилання.

Ви також можете оновити дату та час або взагалі видалити повідомлення, перш ніж воно буде надіслано. Відвідайте «Чернетки» папку і клацніть «Скасувати відправку». Потім ви можете повторно створити повідомлення та надіслати його в нову дату або час.

Порада №3. Створіть папку для звичайних пошуків

Ви завжди можете здійснити пошук у поточній папці, ввівши слова або фрази в поле пошуку, яке знаходиться над списком повідомлень. Однак для часто шуканих термінів ви можете спростити роботу за допомогою a «Пошук» папку.

Перейдіть до «Папка» вкладку та клацніть правою кнопкою миші «Папка пошуку» створити його. Виберіть один із різноманітних шаблонів (електронна пошта від певних людей, пошта, позначена як важлива тощо) або встановіть власні критерії за допомогою «Створити користувацьку папку пошуку» варіант.

Ваша нова папка пошуку з’явиться на панелі папок у лівій частині вікна Outlook; натисніть на нього, щоб побачити повідомлення, які відповідають вибраним умовам. Клацніть правою кнопкою миші та виберіть «Перейменувати папку» дати йому зручну назву.

Порада №4: Автоматизуйте повторювані завдання за допомогою швидких кроків

Якщо ви регулярно виконуєте конкретне завдання, наприклад, пересилаєте вхідну електронну пошту колезі або запрошуєте групу одержувачів на зустріч, тоді Швидкі кроки може заощадити ваш час. Ви знайдете набір попередньо визначених Швидкі кроки в середині Додому вкладку, але справжня сила функції полягає у визначенні вашої власної.

Натисніть стрілку спадного меню та виберіть «Новий швидкий крок» щоб створити користувацьку послідовність дій, які можуть категоризувати, переміщувати, позначати та видаляти повідомлення одним натисканням миші.

Натиснувши стрілку, що витягує, можна знайти в нижньому правому розділі «Швидкі кроки» стрічка, відкриває діалогове вікно, у якому можна копіювати та редагувати ярлики, щоб створити різноманітні варіанти теми.

Порада № 5. Сортуйте свою пошту за допомогою правил і умовного форматування

The «Правила» спадне меню в «Перемістити» розділ «Додому» Вкладка надає параметри для створення та керування правилами для автоматичної обробки повідомлень у міру їх надходження. Якщо ви виберете повідомлення перед натисканням, воно запропонує створити правило, що впливає на подібні повідомлення. Виберіть «Створити правило» і вам буде надано можливість встановити всі види критеріїв для перевірки, включаючи відправника, одержувача, розмір, дату тощо. Ви також виберете, що має статися з електронними листами, які відповідають встановленим критеріям.

18 порад щодо Outlook

Схожа особливість є Умовне форматування, яку ви знайдете, натиснувши «Налаштування перегляду» слідує за «Перегляд» табл. Це не переміщує та не обробляє повідомлення, але відображає електронні листи, які відповідають певним критеріям, із зазначеним шрифтом і кольором, тому ви можете миттєво помітити їх у своїй папці "Вхідні".

Порада №6: Автоматично видаляйте непотрібні повідомлення

Якщо ви хочете заощадити місце або привести в порядок громіздкий лист електронної пошти, Прибирати інструмент в Outlook 2013 і новіших версіях може допомогти. Він аналізує повну розмову електронної пошти та видаляє всі повідомлення, які були повністю процитовані в наступному повідомленні — таким чином ви все одно зможете побачити, що було сказано, перевіряючи наступні повідомлення.

Використовувати Прибирати, натисніть його спадне меню на «Додому» вкладку та виберіть, чи хочете ви впорядкувати одну бесіду чи цілу папку. Щоб додатково контролювати налаштування, натисніть кнопку «Налаштування» кнопка у спливаючому попередженні, щоб вибрати, які типи повідомлень слід вилучити, а які залишити.

Порада № 7. Делегуйте доступ до своєї пошти та календаря

Якщо конкретна ситуація або подія вимагають від вас надати доступ до облікового запису Outllok іншій особі, ви можете тимчасово дозволити комусь іншому керувати вашою поштою та зустрічами. Щоб налаштувати це, відкрийте «Файл» вкладку, а потім натисніть кнопку "Налаштування аккаунта" спадне меню та виберіть «Делегувати доступ». Натисніть «Додати» і введіть ім’я особи (або людей), якій ви хочете надати доступ.

Ви побачите набір спадних меню для дозволів. Налаштування за замовчуванням дозволяють вашому представнику отримувати доступ і оновлювати ваш календар і список завдань, а електронна пошта та контакти залишаються конфіденційними. Ви можете налаштувати дозволи відповідно до ваших потреб.

Примітка: Делегат має використовувати ту саму версію Outlook, що й ви, а елементи, до яких потрібно отримати доступ, мають зберігатися на сервері Exchange. Представник не матиме доступу до вашої поштової скриньки, яка знаходиться на вашому жорсткому диску.

Порада № 8. Керуйте квитанціями про прочитання

На щастя, Outlook досить добре поводиться, щоб запитати дозвіл перед надсиланням сповіщення про прочитання; Ви можете додатково налаштувати його поведінку, натиснувши кнопку «Файл» вкладка, відкриття "Параметри", вибираючи «Пошта» переглянути та прокрутити вниз до «Відстеження» розділ. Щоб налаштувати частоту надсилання запитів на отримання, виберіть "завжди" або «ніколи», або налаштуйте власні параметри запиту на отримання.

Однією з корисних опцій є можливість запитати квитанцію про доставку, яка підтверджує, що ваша електронна пошта надійшла на поштовий сервер одержувача, не наполягаючи на сповіщенні, коли його фактично відкрито.

Порада №9: Часові пояси

Якщо ви подорожуєте на роботу, ви дізнаєтеся про розчарування, коли зустрічі та зустрічі в Outlook відображаються не в той місцевий час. На щастя, ви можете керувати часовими поясами у своїх налаштуваннях. Під «Файл» шукати «Параметри» і виберіть «Календар» щоб відкрити свій "Часовий пояс" налаштування. Після зміни місцевого часового поясу часові позначки електронної пошти та записи календаря відображатимуться з відповідним зміщенням.

Ви також можете налаштувати другий часовий пояс для показу, щоб, наприклад, відстежувати, який час додому, або бачити, який час для ваших колег за кордоном, щоб переконатися, що ви ловите їх у робочий час і не t зв’язуватися з ними у незручний час доби. Натисніть «Поміняти часові пояси» легко переключатися з одного місця в інше.

Порада № 10. Використовуйте функцію Sticky Notes

Outlook містить вбудовану функцію нотаток, яка допомагає нагадати вам або записати важливу інформацію. Натисніть «Ctrl + Shift + N» з будь-якого місця інтерфейсу Outlook, щоб створити нову нотатку, яку можна перетягувати та розташовувати в будь-якому місці екрана. За замовчуванням нотатки відображаються блідо-жовтим кольором, але ви можете призначити їх категоріям, що призведе до їх перемикання на відповідний колір.

Щоб керувати своїми нотатками, натисніть на "Примітка" значка внизу «Перегляд» панель. Звідти ви можете копіювати, упорядковувати та друкувати нотатки. Ви також можете шукати нотатки, які містять певний текст, за допомогою поля у верхньому правому куті вікна.

Порада № 11: Зашифрована електронна пошта

18 порад щодо Outlook

Якщо ви хочете підтвердити, що ваші повідомлення дійсно від вас, Outlook може криптографічно підписати ваші листи. Ви навіть можете піти ще далі і зашифрувати текст і вкладені файли, щоб їх могли прочитати лише одержувачі, яким ви поділилися ключем. Щоб налаштувати це, відкрийте «Налаштування центру довіри», натиснувши «Файл | Параметри | Центр довіри» і вибираючи «Безпека електронної пошти».

Шифрувати електронні листи та додати цифровий підпис так само просто, як поставити галочки у відповідних прапорцях, але вам потрібно створити та імпортувати цифровий ідентифікатор якщо у вас його ще немає. Натисніть «Отримати цифровий ідентифікатор…» щоб побачити посилання на ряд постачальників, у тому числі Comodo, який пропонує безкоштовні сертифікати електронної пошти.

Останні повідомлення